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解决方案 Case

档案管理条码解决方案

日期: 2017-05-17
浏览次数: 126

档案管理条码解决方案

解决方案研发背景

在当前状况下,我们面对成千上万的档案资料,面对不同的发文号,不同的新分类别,每天又要迎接数百卷的新案入库,旧案的借出、归还、清点等操作,工作人员在信息登入过程中听错、写错、看错、录入错、放入错等情况时有发生,严重的滞碍着档案管理的工作。为了使档案的利用工作也能与时俱进,适应当前工作需要,用更科学的方法改变档案的流通管理手段迫在眉睫。

当前档案管理存在的系列问题
1、档案管理分散,没有集中管理,不便查找
2、部分档案归档不及时,造成档案遗失
3、项目资料保存不完整,部分报批报建资料不齐全,部分批阅件原件查找困难
4、纸制资料存档不便检索,且容易丢失,造成追溯过程的中断
5、在进行档案借出及交还过程中,手续过于繁杂
6、档案管理工作不够专业,没有经过系统的培训

为了解决以上等问题,深圳斯迈尔电子有限公司研发了科学适用的档案管理条码应用系统,方便、顺捷、高效的帮助政企部门做好档案资料的管理。

系统概述
1、档案管理条码应用系统是基于条码技术、RFID(无线射频自动识别)技术和现代化档案精益管理思想开发出来的档案管理条码应用系统。
2、实现自动化管理,有效地对档案流程和空间进行管理,实现批次、单次管理,快速归档、借阅、移交和档案盘点。
3、条码技术与信息处理技术相结合,帮助我们合理地利用库房空间。
4、通过无线网络运行数据采集记录并跟踪档案的情况,对档案的操作进行全面的控制和管理,最终提高企业的档案管理能力。
5、强大的系统扩展性与基于.NET的开发技术,使该系统与ERP信息系统的集成变得异常容易。能方便地按照客户需求搭建相应的功能模块。支持SQL Severy、Oracle、Sybase、DB2等关系型数据库。

系统核心功能及架构图

A、核心功能图
档案管理条码解决方案


B、系统架构图
档案管理条码解决方案

系统特色

1、功能强大
具有一流的用户界面和灵活而强大的功能设置,可任意增添修改登录界面,更换数据库,增加文件或档案类型。

2、独立运行的具有接口功能的归档管理
系统C/S和B/S结构相结合,充分平衡系统易用性和安全性。不受用户站点限制。可以实现集中存储,集中应用的多样式管理,与OA、PDM等系统接口形成文档、科档的一体化管理。

3、安全可靠
系统内置了较强的安全控制体系,同时也可与各种安全系统集成,确保了用户对安全性的要求,并经过多年的完善和实际应用考验,系统日臻完善。

4、兼容性好
可根据用户需要对项目进行二次开发,以满足特定应用的特定需求。另一方面,也可作为产品化系统直接应用,可与各种新的应用系统环境进行集成。

5、易学易用
系统有详细的操作手册和安装说明,档案管理操作人员只要阅读手册,就可轻松掌握该软件的使用方法。系统提供了多种图形、图像、文本和电子表格等文件格式的归档管理和显示功能,支持多种电子文件的浏览和显示为高水平的用户提供了更广泛的应用空间。

6、标准规范
符合国家《CAD文件归档规范》和《档案管理软件功能要求》符合国家档案局归档和分类规范。贴近各级档案部门的实际工作,适用范围广。是真正专业而通用的档案管理软件。

7、无线网络
档案管理条码系统在档案的标识采用条码与无线射频RFID等自动识别技术,在数据采集方面采用最新的802.11B协议的可靠移动数据采集与计算技术。
通过中间数据表、中间文件、Web service等方式,已和SAP、ORACLE、QAD易飞、易拓、金蝶、用友等国内外管理软件实现无缝集成。

应用后产生效应及解决的问题

产生的效应
1、优化资源利用率,降低人力成本70%
2、减少档案的丢失70%-
3、减少操作的错误率80%
4、增强档案的追溯100%
5、减少工作量和工作时间50%
6、提高客户服务水平

系统开发效率极大提高,成本降低,上线成功率可达到100%。
系统采用C./S、B/S架构设计、运行效率高、安全稳定、同时可以和各类生产管理系统灵活对接,达到全面的协同。

解决的问题

1、取消键盘按键输入
2、快速进行档案的借还交接、简化手续
3、全面快速提取信息
4、减少取案、放案的错误发生
5、提供档案的跟踪与调控

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